 CM Studio .DMS-SERVER
Es ist oft nur ein Mausklick oder Tastendruck notwendig, um die tägliche Informationsflut erfolgreich zu bewältigen!
Mit CM Studio .DMS-SERVER können Sie Ihr komplettes Dokumentenmanagement und Ihre Belegarchivierung auf der Plattform Ihres WEB- oder Intranet-Servers realisieren. Die Zielsetzung bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems innerhalb eines Unternehmens, unabhängig von der Größe des Betriebes, ist immer gleich:
Sie wollen den Berg der eingehenden aber auch der produzierten Papierdokumente effizient und flexibel verwalten und unter der Berücksichtigung der unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens diese Dokumente schnell und einfach wiederfinden und somit jedem Anwender in Ihrem Unternehmen einen maximalen Umfang der betrieblichen Dokumentation zugängig machen.
Software zur digitalen Archivierung ist in der Regel funktionell umfangreich und eine komplexe Anwendung, die leistungsstarke Server- und Arbeitsplatzrechner voraussetzt. Darüber hinaus bedarf es einer zeitlich intensiven Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter, bis Sie Ihr digitales Archiv effektiv einsetzen können.
Hier liegen die großen Vorteile von CM Studio .DMS-SERVER:
- ideal einsetzbar auf jedem Desktop-, Notebook- oder auch Tablet-PC
- plattformunabhängige Arbeitsplatzanwendung über den verwendeten Internet-Browser
- Integration in Ihr Intranet/Extranet
- leichte Navigation / einfach zu bedienender Funktionsumfang
- strukturierte Darstellung
- wahlweise als Windows-, Linux- oder Apple OS/X-Server-Edition verfügbar
|
 Aktenverwaltung und digitale Archivierung
Die Aktenverwaltung genannt ist die zentrale Schaltstelle für alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess. Mit der ordnerbasierten Aktenverwaltung im CM Studio .DMS-SERVER werden alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt.
Die klassiche Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknpüfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen, die einem Arbeits- oder Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind. Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen "Akte" zugeführt werden können.
Die größten Vorteile, insbesondere für kleine Unternehmen und Selbstständige bzw. Freiberufler liegen auf der Hand:
- Vertrautes Arbeiten - Das Arbeiten mit der Ordner- und Aktenverwaltung ist eng an die klassische Arbeitsweise auf Papierbasis angelehnt, so können Notizen in Form von Bemerkungsfeldern zu einem Dokument hinterlegt werden. Dokumente können in einer intuitiven Aktenablage in einem Aktenschrank, einem Ordner und untergeordneten Registern abgelegt werden. Dabei bestimmt der Anwender individuell, wie die Ablage erfolgt: systematisch, chronologisch, alphabetisch oder numerisch.
Anwender können einfach durch ihre bekannte Aktenstruktur übernehmen. Sie navigieren finden schnell und unkompliziert die relevanten Dokumente und die damit verknüpften Aktevorgänge.
- Schnelles Erlernen des Umgangs mit CM Studio .DMS-SERVER dank einfacher und damit intuitiver Benutzerführung
- Hohe Mitarbeiterakzeptanz - Nur dann wird die elektronische Archivierung für Ihr Unternehmen ein Erfolg! Durch eine einfache Benutzerführung ist es vor allem wichtig, dass die notwendigen Arbeitsprozesse nahezu unbemerkt in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens integriert werden. Darüber hinaus steht Ihnen in CM Studio .DMS-SERVER eine leistungsstarke Suchmaschine zur Verfügung, um in allen Dokumenten effizient zu recherchieren. Die integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur genau die Akten und Dokumente sehen und bearbeiten kann, die für ihn oder sie vorgesehen sind.
- Rechtliche Anforderungen nach HGB und GOB werden eingehalten.
|
Sie kennen die Herausforderungen an ein erfolgreiches Dokumenten Management System in kleinen Unternehmen - Wir kennen sie auch!
Wir empfehlen für den gemeinsamen Einsatz mit dem CM Studio .DMS-SERVER Multifunktionssysteme oder Dokumenten-Scanner, die die digitale Verteilung von Akten über "Scan2Folder", "Scan2FTP" oder "Scan2EMail" ermöglichen. Geschwindigkeit, hohe Qualität und niedrige Kosten müssen kein Wider spruch sein.
Wichtig ist die vollständige Integration des Scan-Systems in Ihr Netzwerk und eine einfache Administration zum Beispiel über eine integrierte Web-Schnittstelle. Bei einem Dokumenten-Scanner kann die Integration in Ihr Netzwerk über einen lokalen USB-Anschluss oder eine optionale Netzwerkschnittstelle erfolgen.
Mit Funktionen wie "Scan2Folder" und "Scan2FTP" senden Sie Ihre Dokumente beispielsweise an den virtuellen OCR-Connector von CM Studio .DMS-SERVER. Nach erfolgter Volltext-Verschlagwortung übernimmt CM Studio .DMS-SERVER automatisch Ihre gescannten Dokumente in das digitale Aktenarchiv. Über offene XML-Schnittstellen sind Sie jederzeit in der Lage CM Studio .DMS-SERVER mit Ihrer kaufmännischen Anwendung zu verknüpfen.
|
